사내 법무팀의 비밀보호특권 보호 팁(Inhouse Lawyer Priviledge : 10 tips)

사내 법무팀의 비밀보호특권 보호 팁(Inhouse Lawyer Priviledge : 10 tips)

미국 특허소송에서 비밀보호특권을 획득하고 유지하는 것은 사내 법무팀의 가장 큰 역할 중에 하나이다. 이를 위하여 사내변호사가 지켜야 할 실무 팁 10가지를 정리한 글이 2014. 9. 9. 일자LEXOLOGY 인터넷판에 실렸다 (Sibenco Legal & Advisory의 Susan Bennett 호주 변호사 작성). 미국 특허소송을 하다 보면 실무 담당자는 Litigation Holding Memo를 날리고 디스커버리 준비하는 것과 더불어 이와 같은 규칙을 지키면서 방대한 정보를 수집, 검토, 요청하는 것을 매우 어려워한다. 실무적으로 도움이 된다고 생각되어 아래 간단히 요약한다. 원문을 꼭 읽어보시기 바란다.

<원문> Susan Bennett . In-house counsel andprivilege: 10 tips. Lexology (September 9 2014)

1.  변호사 자격 유효상태 유지 (Maintain a practising certificate)

2.  법무역할의 공식 직위 사용(Use position title that emphasises legal role)

3.  독립된 공간의 법무실(Maintain separate area for legal)

    법무팀이나 사내변호사는 법무팀 팀원만 출입이 가능하도록 회사 내 다른 부서의 일반 사무실과 분리되어 있고 보안장치가 별도로 구비되어야 한다.

4.  문서 등의 엄격한 보안관리 및 접근제한(Maintain the confidentiality of files)

5.  사내 법무 마킹(Ensure all communications are clearly identified)

법무팀의 모든 의사교환 자료(이메일 포함)에는 ‘legal’ 이라는 표시를 하고, 법무와 관련된 의사교환 서면 Head에는 ‘Office of General Counsel’이라고 표시하며, 모든 사내변호사의 메일에는 공식 법무직위를 표시하여야 한다.

외부변호사와 법률자문을 위한 커뮤니케이션할 때에는 관련 자료 및 이메일에 ‘privileged and confidential – external legal communication’이라고 표시한다.

6.  법률자문의 기록관리(Record the dominant purpose of your advice)

7.  법무와 비즈니스 업무의 분리(When you wear two hats, keep them separate)

• Keep your commercial and legal files separate.
• Avoid combining legal and commercial advice in one document where possible; where it is not possible, use headings to delineate what is commercial advice and what is legal advice.
• State in the advice the capacity in which you are acting.

8.  사내 법무 처리시 정당한 경우에 한하여 ‘privileged’ 표시(Mark documents as ‘privileged’ only when you believe there is a justifiable claim)

- 사내 변호사 또는 법무 처리, 의사교환시 ‘privileged and confidential’ 남발 금지

9.  독립성 유지(If you are giving advice, consider whether it is possible to be independent)

- 법률자문 및 판단 시 회사 내 지위가 독립성 유지가 어려울 경우 외부 법률자문 활용

10.  특권포기 피하기(Avoid waiving privilege)

가급적 의도적인 문서의 회람은 피하고, 묵시적인 포기 위험도 피하기 위하여 문서 배포/회람시 또는 이메일 발송시 수신자 및 공개범위에 주의. 문서 회람 또는 이메일 발송시 헤드에 “it is not to be forwarded without the permission of in-house legal” 표시하고 일반 커뮤니케이션 양식에 법률자문을 담지 말 것. 당사자가 아닌 제3자에게는 “Joint defense agreement”, “common interest and no conflicting interests”가 없다면 절대 공유하지 말 것.